ادارة المشتريات والمخازن

شهدت المرحلة الحالية تطورات ومتغيرات متعددة وكبيرة في مختلف مجالات عمل منظمة الأعمال وبشكل خاص في مجال السعي الى تحقيق هدفها المركزي المتمثل بتحقيق الربح والذي يمثل الإطار العام لها. ولا يمكن تحقيق الربح الا من خلال جانبين: الأول هو عملية خلق منفعة للمنظمة المتمثلة بإنتاج السلع وفقا الى المواصفات التي تؤدي الى تلبية احتياجات ورغبات وقدرات الزبائن في الحصول على هذه السلعة وهذا لن يتحقق الا من خلال توفير المكونات الرئيسة التي تدخل في إنتاج وتصنيع السلعة والمتمثلة في توفير المواد المختلفة بالكمية والنوعية والسعر والوقت ومصدر التوريد المناسبة التي تشملها عملية الشراء حيث تأخذ مسلك طويلا يتضمن مجموعة الإجراءات التي تساهم في نقل المواد الداخلة في تصنيع السلع من البيئة الخارجية للمنظمة الى الداخل لغرض استخدامها في عملية إنتاج السلع.والجانب الثاني هو عملية السيطرة على الكلف الخاصة بعملية إنتاج وتسويق السلع وهذا يتطلب من المنظمة العمل على اتخاذ مجموعة من الإجراءات في مجال الشراء والنقل والإنتاج والتخزين.من هذا المنطلق ولأجل إلقاء الضوء على هذا الموضوع يأتي هذا الكتاب ليكون دليلا بين أيدي أبناءنا الطلبة في كليات الاقتصاد والعلوم الإدارية والذي سيطرح جملة من المواضيع المرتبطة بوظيفة الشراء ووظيفة الخزين والذي تم ترتيبها في ثلاثة اقسام رئيسة وكالآتي:القسم الاول الذي حمل عنوان إدارة المواد وتضمن فصلين: الفصل الأول الذي يستعرض فيه مجموعة من المفاهيم العامة المرتبطة في مجال الادارة والاعمال وكذلك مجموعة من المفاهيم المرتبطة بوظيفة الشراء ووظيفة الخزين والتي ستشكل أرضية يتطلب الالمام بها ومعرفتها قبل الدخول في التفاصيل المرتبطة بهذا الموضوع.وفي الفصل الثاني: الذي حمل عنوان إدارة المواد تم استعراض مختصر لإدارة المواد والتي تشكل مدخلاً لوظيفة الشراء ووظيفة الخزين حيث تم استعراض إدارة المواد من حيث المفهوم والأهمية والأهداف والوظائف. ان هذا الفصل يشكل أرضية واسعة للقارئ في مجال إدارة المواد قبل الدخول الى وظيفة الشراء والخزين.أما القسم الثاني فقد تناول وظيفة الشراء والتي جاءت في خمسة فصول وكالآتي: تناول الفصل الثالث وظيفة الشراء باعتبارها الوظيفة التي تعمل على توفير الاحتياجات من المواد المختلفة (مواد خام + مواد نصف مصنعة + مواد تامة الصنع) والتي تعمل إدارة الشراء على توفيرها ولذلك تناول هذا الفصل مفهوم وظيفة الشراء وأهمية وظيفة الشراء وأهداف وظيفة الشراء وإجراءات وظيفة الشراء.أما الفصل الرابع فقد تناول موضوع تنظيم وظيفة الشراء من حيث مفهوم عملية التنظيم والعوامل المؤثرة في الهيكل التنظيمي للمنظمة وموقع ادارة الشراء فيها وكذلك أسس تجميع الأنشطة في مجال وظيفة الشراء كما تمت الإشارة الى توضيح العلاقة بين إدارة الشراء والإدارات الأخرى الموجودة في المنظمة مع التركيز على علاقة إدارة الشراء بإدارات الهندسة والتصميم والإنتاج والخزين والتسويق والمالية والادارة العليا للمنظمة. كما تم استعراض المركزية واللامركزية كظاهرتين إدارتين ومدى استخدامها في مجال وظيفة الشراء.اما الفصل الخامس فقد تناول الحديث عن انجاز عملية الشراء للمواد وفقا للجودة المناسبة حيث تم تحديد مسؤولية الجودة كما أشارت اليها المصادر والتي تحددت في ستة جهات وكذلك طرق تحديد الجودة التي حددت في سبعة طرق.ويأتي الجانب الاخير من هذا الفصل الذي تناول اجراءات مراجعة ومتابعة المواصفات المرتبطة في موضوع جودة المواد ووفقا الى المتغيرات الموجودة في البيئة.ويأتي الفصل السادس الذي تناول موضوع الشراء بالكمية المناسبة حيث تم استعراض العوامل المؤثرة في تحديد كمية الشراء المناسبة للمنظمة وكذلك تحديد الوسائل المستخدمة في احتساب الحجم الاقتصادي لكمية الشراء والتي تمثلت في ثلاثة وسائل (طريقة الجدول، طريقة المعادلات الرياضية، طريقة الرسم البياني).كما تناول الفصل استعراض الخصومات التي يمكن للمنظمة الحصول عليها من المورد وأنواعها. كما تم تناول المستويات الرئيسة التي يجب ان تتوفر في مخازن المنظمة و كيفية احتساب كل مستوى من هذه المستويات الثلاثة مع عرض مجموعة من الأمثلة التطبيقية لهذا الموضوع.اما الفصل السابع فقد تناول جانبين: الجانب الأول هو الشراء وفقا الى السعر المناسب حيث تم استعراض وتحديد الاعتبارات الاساسية المعتمدة في تحددت السعر. وكذلك المداخل الرئيسية للحصول على السعر المناسب والتي تحدد في مرحلتين هما مرحلة الإلمام بالأسعار السائدة في الاسواق والمرحلة الثانية مرحلة المفاضلة بين الاسعار اضافة الى تحديد الوسائل التي يمكن للمنظمة استخدامها في تقييم الاسعار التي حصلت عليها المنظمة .اما الجزء الثاني من الفصل السابع فقد تناول الشراء في الوقت المناسب وقد تضمن هذا الجزء تحديد ابرز السياسات المستخدمة في عملية الشراء في الوقت المناسب وبما يضمن الحصول على المادة المطلوبة في الوقت المناسب.ويتناول القسم الثالث من هذا الكتاب الوظيفة الثانية التي تعتبر الابن الشرعي لوظيفة الشراء الا وهي وظيفة الخزين وإدارة المخازن وهي الوظيفة المكملة لوظيفة الشراء والتي تساهم في تحقيق اهداف المنظمة وقد جاء هذا القسم في ثلاث فصول:- حيث تناول الفصل الثامن الحديث عن مفهوم الخزين ومفهوم إدارة الخزين وكذلك تحديد الاسباب التي تدعوا المنظمة الى القيام بعملية الخزن كما تم تناول واستعراض اهداف إدارة المخازن واختصاصات ومسؤوليات إدارة المخازن والاعتبارات التي تساهم في زيادة كفاءة عمل المخازن.اما الفصل التاسع فقد تناول موضوع الرقابة على المخزون من حيث أهمية الرقابة على المخزون وأشكال وأنواع الرقابة على المخزون والمتمثلة بالرقابة المالية على المخزون والرقابة الميدانية على المخزون والرقابة الكمية على المخزون وفي النهاية الرقابة من خلال التقارير.كما تم تناول الاجراءات والخطوات التي يمكن للمنظمة استخدامها لتحديد نظام الرقابة على المخزون ومن ثم تم تحديد أهم المزايا لعملية الرقابة على المخزون.ويأتي الفصل العاشر ليتناول اجراءات الخزين فيما يتعلق بعملية الاستلام للمواد المشتراه من الموردين واجراءات عملية الصرف للمواد المخزونة في مخازن المنظمة كما تم استعراض ابرز المستندات والسجلات المخزنية المستخدمة. إضافة الى ذلك فقد استعرض الفصل عمليتين رئيسيتين في عمليات إدارة المخازن وهما عملية المناولة للمواد المخزونة وعملية الجرد للمواد المخزونة حيث تم استعراض مفهومهما وأهدافهما وأنواعهما واجراءاتهما.